¿Qué es benchmarking, para qué sirve y como hacerlo?

Qué es el benchmarking. Para qué sirve y cómo hacerlo
Álvaro Peredo

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Álvaro Peredo

Última actualización: 18/05/2024 por Álvaro Peredo
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¿Qué es benchmarking y qué importancia tiene?

El benchmarking implica examinar tanto los éxitos como los errores de la competencia con el fin de extraer ideas aplicables a una empresa específica que busca actualizarse y mejorar su desempeño.

En el ámbito del marketing, el logro del éxito no solo depende de la calidad de los productos o servicios, sino también de la capacidad de adaptación y mejora constante de una empresa en un mercado siempre cambiante.

Aquí es donde entra en juego el benchmarking.

Una práctica esencial que permite a las organizaciones identificar las mejores prácticas, compararse con la competencia y establecer objetivos realistas para el crecimiento y la mejora.

En este artículo, exploraremos en profundidad qué es el benchmarking, cómo se emplea y cuáles son las estrategias más efectivas para implementarlo con éxito en tu empresa.

Únete a nosotros para descubrir qué es el benchmarking y cómo puedes utilizarlo para perfeccionar tu estrategia empresarial.

¿Qué importancia tiene el benchmarking?

Como bien decíamos al inicio, el benchmarking es un análisis exhaustivo de las mejores prácticas y desaciertos que realizan aquellas empresas que forman parte del mismo sector de la empresa que se desea comparar.

Benchmark significa “referencia” y benchmarking “evaluación comparativa”, y se ha convertido en una herramienta de gestión indispensable para actualizar y perfeccionar todos los procesos de una organización o compañía.

En otras palabras, bajo esta metodología se evalúa y analiza los procesos, productos, servicios y demás aspectos de otras empresas para compararlos y tomarlos como referencia en la creación de mejores estrategias.

La idea es extraer las prácticas y procesos destacables de las demás compañías relacionadas y adaptarlas al ámbito de la empresa que se quiere mejorar.

Ahora, al hablar de empresas relacionadas no necesariamente tienen que ser empresas de tu misma industria, ya que también puedes encontrar buenas respuestas o soluciones en otros sectores.

En este punto, es importante saber que el benchmarking debe hacerse de manera continua, sólo así la empresa podrá tomar mejores decisiones empresariales, innovar y mantenerse a la vanguardia.

Cuál es la importancia del benchmarking

Con el análisis profundo de esas empresas que forman parte de tu competencia, puedes extraer ideas nuevas, innovadoras y aplicables a tu negocio.

Además, puedes identificar sus debilidades. De modo que sabrás exactamente qué hacer y qué no.

Por otro lado, el benchmarking te permite conocer mejor a tus potenciales clientes. Aunque lo más destacable de esta metodología es que te permite conocer mejor tu propia empresa.

Podemos lograr identificar aquellas cosas que no están funcionando bien y cuáles son tus debilidades más significativas.

De esta forma, podemos  implementar planes de acción en pro a optimizar o modificar dichas prácticas para que funcionen mejor.

En concreto, el benchmarking es importante porque:

  • Ayuda a mejorar el proceso de ventas.
  • Incrementa la efectividad.
  • Permite establecer objetivos comerciales claros.
  • Ofrece nuevas oportunidades de crecimiento.

¿Qué objetivos tiene el benchmarking? ¿Para qué sirve?

El benchmarking es una estrategia que siempre debe estar presente en un proceso de gestión de la calidad y busca obtener los siguientes objetivos:

  • Implementar nuevos conceptos de análisis.
  • Descubrir cómo se puede mejorar el desempeño de la empresa.
  • Determinar los mejores y más actualizados métodos de actuación.
  • Extender el conocimiento de la compañía.
  • Aumentar el conocimiento de la competencia y determinar el nivel competitivo del mercado.
  • Identificar las áreas y aspectos a mejorar.
  • Llevar a la empresa a mejores prácticas.
  • Instituir objetivos realistas.
  • Optimizar los procesos.
  • Optimizar la comunicación entre los miembros de la empresa.
  • Disminuir los costos.
  • Comprender mejor los requerimientos de los clientes.
  • Fomentar el intercambio de información.
  • Ayudar a obtener una ventaja competitiva.
  • Incrementar la calidad de la empresa, tanto interna como externamente.
  • Ayudar a ser una referencia dentro del mercado.

Ahora, ¿para qué sirve el benchmarking? De modo resumido, para:

  • Hacer una evaluación comparativa.
    Esta herramienta permite realizar una evaluación comparativa con la finalidad de detectar nuevas y mejores prácticas que te ayuden a mejorar tu desempeño.
  • Optimizar la productividad de la empresa.
  • Así mismo, el benchmarking sirve para mejorar los procesos de trabajo (optimizar los procedimientos) y con ello la productividad de la compañía.
  • Disminuir el riesgo empresarial.
    También ayuda a dar respuesta frente a los incidentes que suceden dentro de esta.

¿Qué tipos de benchmarking existen?

Ahora bien, llegados a este punto, es importante mencionar que no todos los benchmarking tienen el mismo objetivo, ni abarcan las mismas áreas de estudio.

Por ello, a continuación te presentamos los tipos de benchmarking que existen:

Benchmarking interno

Aunque la definición general se enfoca en el análisis profundo de la competencia, también es de saber que puedes aplicar esta metodología a la propia empresa.

El benchmarking interno consiste en evaluar y realizar ese análisis profundo a las áreas o departamentos de una empresa. Por lo que la comparación será entre estas para determinar cuáles son los aspectos que se necesitan mejorar.

En concreto, con este tipo de benchmarking se averigua cuáles son las acciones que están haciendo bien las áreas o departamentos para así adaptarlas a las demás.

Su objetivo principal es determinar los procesos que están funcionando y los puntos que tienen en común para luego adaptarlos a cada área, con el fin de mejorar y maximizar los resultados.

Benchmarking competitivo

Ahora, a pesar de que el tipo de benchmarking anterior ayuda bastante con todo el funcionamiento de la empresa, de nada sirve si no evaluamos nuestro alrededor.

Y es aquí donde entra el benchmarking de competencia (el más conocido), que como ya sabemos, se encarga de estudiar otras compañías de un mismo sector para analizar sus prácticas.

Bajo esta metodología se evalúa desde los productos, servicios y procesos similares a los de tu empresa.

Y las formas para recopilar la información pueden ser directa (con empleados, proveedores, clientes, etc.); indirecta (con publicaciones, información en internet, catálogos, etc.); y cooperativa (con intercambio de información entre empresas).

Benchmarking funcional

Por su parte, el benchmarking funcional, también conocido como benchmarking estratégico, toma en cuenta las estrategias, acciones o procesos de aquellas empresas que no son precisamente competidores.

Su objetivo es replantear los paradigmas de una industria, analizando empresas que ni siquiera pertenecen a tu sector, pero que se sabe que están haciendo bien o excepcionalmente las cosas.

Diferencia entre benchmarking y benchmarketing

Quisimos incluir este apartado porque son muchas las personas que tienden a confundir el benchmarking con esta otra práctica.

Por lo que, de forma concisa, la gran diferencia entre estos, es que el benchmarketing solo observa y aplica técnicas y estrategias de marketing de otras empresas, mientras que el benchmarking se extiende a todos los procesos y prácticas.

¿Cómo hacer un benchmarking?

Después de toda la información suministrada sobre qué es un benchmarking, para qué sirve, los tipos que existen y su importancia, es momento de entrar profundizar un poco más en el tema.

Por tanto, a continuación te dejamos los pasos que puedes seguir para que diseñes y hagas un benchmarking. ¡Veamos!

1. Estudiar a tu negocio

El primer paso consiste en evaluar y estudiar tu propia empresa. De este modo podrás detectar cuáles son esos procesos o prácticas a mejorar.

Esta tarea también te permite delimitar qué es lo que se debería comparar y frente a quién se va a comparar.

Ahora, aunque suene sencillo, debes tomarte esta acción muy en serio, ya que para tener éxito en todo el proceso, se requiere de un análisis detallado con las fallas de tus procesos, como serán resueltas y cuáles empresas pueden servir de ejemplo.

2. Seleccionar el tipo de benchmarking

La elección de uno u otro tipo de benchmarking dependerá de tu propósito y de quien pueda servirte como referencia luego de hacer el análisis.

Por tanto, puede que se genere la necesidad de comparar prácticas entre los departamentos de tu empresa, con otras empresas que forman parte de tu competencia, o simplemente con aquellas de la misma industria.

3. Elegir las empresas que se van a analizar

Ahora será el momento de que elijas cuáles empresas te convienen analizar en función a los procesos y prácticas que quieres mejorar.

Lo más recomendable es que te decantes por aquellas que sean líderes en el mercado y que tengan fama de implementar acciones exitosas.

Empieza por escribir una lista de competidores o empresas de la industria. Trata de no hacer la comparación solo con tu competidor directo, ya que será más difícil recopilar todos los datos necesarios.

Por otro lado, evita elegir empresas que tengan un enfoque poco definido con relación a su cultura empresarial y estructura organizativa.

4. Definir los datos que se van a recolectar

En este paso debes determinar cuál es la información a recolectar, es decir, aquella que esté relacionada con los aspectos que se puedan comparar entre las empresas que has elegido.

Por ejemplo, si lo que quieres es mejorar tu presencia digital debes recolectar información de los aspectos relacionados.

En este caso deberás investigar sobre sus redes sociales, blog, posicionamiento web, etc.

Ahora, también debes estipular el medio de recolección de la información, si será a través de cuestionarios, correo electrónico, entrevistas, de forma directa, digital, etc.

Lo siguiente, es tomar acción y recolectar la información. Durante este proceso, investiga, aclara y verifica toda la información que vayas obteniendo.

5. Analizar los datos recolectados

Ya con la información en tus manos, será el momento de analizarla exhaustivamente.

Justo en este paso es donde entra en juego las comparaciones: determina las diferencias, descubre las relaciones y los factores que puedes utilizar.

Todas estas acciones te permitirán tomar como referencia las prácticas que le funcionan a tu competencia y que se pudieran adaptar a tu negocio y descartar tus fallas para no repetirlas.

6. Implementar las mejoras

Una vez que hayas interpretado y analizado la información, debes fijar los objetivos de mejora de tu empresa.

Ten muy presente que estos deben ser: concretos, claros, medibles y estar alineados con la estrategia de la compañía.

Lo siguiente será implementar las acciones inmersas en dichos objetivos, es decir, es el momento de optimizar tus prácticas y procesos.

En tal sentido, crea un plan de acción que te permita llevar a cabo las mejoras de la mejor manera.

En este, debes definir las acciones específicas para conseguir tus objetivos, siempre pensadas en función a la cultura de la empresa.

Recomendaciones para hacer benchmarking correctamente

Es de saber que, aunque son pocos los pasos para llevar a cabo un benchmarking hay que tener presente ciertos aspectos para culminar con éxito.

Es por ello, que a continuación anexamos algunos consejos para que obtengas el resultado que esperas.

  • Elige bien las empresas a analizar.
    Como bien dijimos anteriormente en el paso 3, una buena opción es elegir las empresas líderes en tu sector, ya que es muy probable que sus prácticas y procesos sean buenos.
    Sin embargo, seleccionar emprendimientos nuevos y pequeños podría ser igual de beneficioso, ya que de seguro estarán aplicando prácticas innovadoras y actualizadas.
  • Establece un periodo para realizar el análisis de la información.
    En este sentido,  el tiempo ideal para analizar los datos es de unos dos o tres meses, pero para lograr este cometido no hay que excederse con la búsqueda de información, ya puede entorpecer el análisis y todo el proceso del benchmarking.
  • Selecciona muy bien la información a analizar.
    Recuerda que el benchmarking debe enfocarse en el análisis de aquellos datos relacionados con el área o proceso en el que estés presentando fallas y quieras mejorar.
    No siempre es necesario evaluar todo.
  • Se ordenado y organizado.
    Realiza las actividades en función al plan de acción desarrollado.
    Lo más recomendable es que vayas analizando una empresa por vez y sacando conclusiones desde el primer instante.
  • Respalda tus conclusiones.
    Acompaña todo análisis con la documentación pertinente, para que puedas tener un panorama sobre dónde están las oportunidades para mejorar.
  • Realiza un informe final fácil de entender.
    Asegúrate que el reporte y las acciones a llevar a cabo puedan ser entendidas por las personas responsables. Aunque lo más idóneo, es que todo el personal y hasta agentes externos puedan entenderlo.
  • Utiliza herramientas de análisis.
    Contempla herramientas que te ayuden a obtener datos exactos y a organizar la información.
    En el mercado podemos encontrar una plantilla benchmarking que facilita enormemente el trabajo.

Ventajas del benchmarking

El benchmarking ofrece una serie de ventajas significativas para las empresas que buscan mejorar su rendimiento y mantenerse competitivas en un mercado en constante cambio.

Algunas de las principales ventajas incluyen:

  • Identificación de mejores prácticas.
    El benchmarking permite a las empresas identificar las estrategias y procesos más efectivos utilizados por sus competidores o por líderes de la industria
    Esto permite aprender de estos ejemplos y aplicarlos en su propio negocio.
  • Mejora continua.
    Al comparar su desempeño con el de otras empresas, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora.
    Permite establecer objetivos realistas para impulsar la excelencia operativa y el crecimiento empresarial a largo plazo.
  • Toma de decisiones fundamentada en datos.
    El benchmarking proporciona datos concretos y comparativos que respaldan la toma de decisiones empresariales.
    Esto ayuda a reducir la incertidumbre y el riesgo asociado con la implementación de nuevas estrategias o iniciativas.
  • Innovación.
    Al observar lo que están haciendo otros en la industria, las empresas pueden inspirarse para innovar.
    También para desarrollar nuevas formas de abordar los desafíos comerciales, lo que puede conducir a la diferenciación competitiva y al éxito a largo plazo.
  • Mayor eficiencia y eficacia.
    Al adoptar las mejores prácticas y procesos identificados a través del benchmarking, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa.
    También su capacidad para lograr resultados comerciales óptimos con recursos limitados.

En resumen, el benchmarking ofrece una poderosa herramienta para las empresas que buscan mantenerse a la vanguardia de su industria y alcanzar el éxito empresarial a largo plazo.

Al aprender de los éxitos y errores de los demás y aplicar esas lecciones a su propio negocio, las organizaciones pueden mejorar su rendimiento y asegurar su posición en el mercado.

Herramientas para realizar un benchmarking digital

Para realizar un benchmarking digital lo mejor es apoyarse en aplicaciones o plataformas que permitan comparar datos relevantes a este entorno.

Hoy te presentamos algunas de las más eficientes:

Google Trends

Google Trends es una herramienta de Google que muestra cuáles son aquellas búsquedas en tendencia, así como cuál es la popularidad de las palabras claves analizadas.

Es muy fácil de usar e intuitiva, y lo mejor es que es gratuita.

SEMrush

SEMrush es otra herramienta que permite analizar la mayoría de los datos de un sitio web.

Se puede encontrar información sobre palabras clave, competidores, ubicación geográfica, entre muchos otros datos.

Tiene su versión gratuita y otra versión Premium con prestaciones muy poderosas.

Similarweb

Con Similarweb podrás analizar tu competencia, obtener nuevas oportunidades de palabras clave, encontrar audiencias, detectar tendencias, descubrir nuevas oportunidades, entre otros.

Es una herramienta gratuita.

Ejemplos reales de benchmarking

Xerox

Xerox es una de las empresas pioneras en benchmarking, y todo se debió a la preocupación que tuvieron los ejecutivos de la empresa por el crecimiento de sus competidores extranjeros.

Luego de realizar un análisis profundo (benchmarking) identificaron cuales eran los cambios que debían hacer para no quedarse atrás.

El primer paso fue evaluar sus competidores, lo que resultó en una gran sorpresa, ya que descubrieron que uno de sus rivales estaba vendiendo equipos por el precio de coste de Xerox.

Así mismo, el análisis permitió descubrir que, a diferencia de sus rivales japoneses, Xerox tenía mucho más proveedores.

Estaba rechazando más máquinas en la línea de producción y tomando mucho más tiempo de lo necesario para colocar los equipos en venta.

Estos datos y muchos otros obtenidos fueron muy útiles para la empresa. Xerox se centró en mejorar las prácticas de todos sus departamentos.

A pesar de los años, el benchmarking ha sido una de las herramientas más útiles para conseguir su crecimiento.

Starbucks

En este caso, la famosa cadena de cafetería decidió realizar un tipo de benchmarking funcional, con una empresa que no está relacionada con su sector.

Presentaba un proceso de producción eficiente y querían tomarlo como referencia para mejorar los tiempos de realización de los pedidos.

Con la realización del análisis, Starbucks pudo determinar que gran parte del tiempo se lo llevaba la preparación de los cafés, debido a la organización y estructura del área de trabajo.

Por tanto, prosiguió a realizar un plan en que diseñó e implementó un nuevo espacio de trabajo, con el que el ahorro de tiempo se hizo notar significativamente.

Mcdonald’s

Por su parte, McDonald ‘s lo que quería era obtener datos sobre los perfiles de sus clientes habituales.

Para ello, acudió a realizar comparaciones visuales entre tiendas con un perfil similar, utilizando un mapeo de colores.

Con el benchmarking pudo recolectar millones de datos de transacciones de ventas para conocer el rendimiento de sus sucursales, tomando en consideración la forma en que los clientes eligen sus alimentos.

Infografia Benchmarking - Función del benchmarking ¿Qué es el Benchmarking?
Infografia Benchmarking – Función del benchmarking ¿Qué es el Benchmarking?

El benchmarking se presenta como una herramienta indispensable de cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en un mercado en constante evolución.

A través del análisis de los éxitos y errores de la competencia, las organizaciones pueden identificar las mejores prácticas, establecer objetivos realistas y mejorar continuamente su desempeño.

Además, el benchmarking no solo proporciona una visión clara del panorama competitivo, sino que también fomenta la innovación y el crecimiento empresarial.

En resumen, al incorporar el benchmarking de manera efectiva en su estrategia empresarial, las empresas pueden posicionarse para el éxito a largo plazo y mantenerse a la vanguardia de su sector.

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