El benchmarking consiste en analizar los aciertos y errores de la competencia para extraer ideas que se puedan aplicar a una empresa determinada que busca actualizarse y acelerar su rendimiento. En esta oportunidad te invitamos a descubrir qué es el benchmarking y cómo utilizarlo para mejorar tu estrategia de negocio. ¡Aprende más sobre esta técnica de análisis aquí!
¿Qué es benchmarking y qué importancia tiene?
Como bien decíamos al inicio, el benchmarking es un análisis exhaustivo de las mejores prácticas y desaciertos que realizan aquellas empresas que forman parte del mismo sector de la empresa que se desea comparar.
Benchmark significa “referencia” y benchmarking “evaluación comparativa”, y se ha convertido en una herramienta de gestión indispensable para actualizar y perfeccionar todos los procesos de una organización o compañía.
En otras palabras, bajo esta metodología se evalúa y analiza los procesos, productos, servicios y demás aspectos de otras empresas para compararlos y tomarlos como referencia en la creación de mejores estrategias.
La idea es extraer las prácticas y procesos destacables de las demás compañías relacionadas y adaptarlas al ámbito de la empresa que se quiere mejorar.
Ahora, al hablar de empresas relacionadas no necesariamente tienen que ser empresas de tu misma industria, ya que también puedes encontrar buenas respuestas o soluciones en otros sectores.
En este punto, es importante saber que el benchmarking debe hacerse de manera continua, sólo así la empresa podrá tomar mejores decisiones empresariales, innovar y mantenerse a la vanguardia.
Cuál es la importancia del benchmarking
Con el análisis profundo de esas empresas que forman parte de tu competencia, puedes extraer ideas nuevas, innovadoras y aplicables a tu negocio, pero además puedes identificar sus debilidades. De modo que sabrás exactamente qué hacer y qué no.
Por otro lado, el benchmarking te permite conocer mejor a tus potenciales clientes. Aunque lo más destacable de esta metodología es que te permite conocer mejor tu propia empresa; ya que es a través de este que podemos lograr identificar aquellas cosas que no están funcionando muy bien y cuáles son tus debilidades más significativas, para poder implementar planes de acción en pro a optimizar o modificar dichas prácticas para que funcionen mejor.
En concreto, el benchmarking es importante porque ayuda a mejorar el proceso de ventas, incrementa la efectividad, permite establecer objetivos comerciales claros y porque ofrece nuevas oportunidades de crecimiento.
¿Qué objetivos tiene el benchmarking? ¿Para qué sirve?
El benchmarking es una estrategia que siempre debe estar presente en un proceso de gestión de la calidad y busca obtener los siguientes objetivos:
- Implementar nuevos conceptos de análisis.
- Descubrir cómo se puede mejorar el desempeño de la empresa.
- Determinar los mejores y más actualizados métodos de actuación.
- Extender el conocimiento de la compañía.
- Aumentar el conocimiento de la competencia y determinar el nivel competitivo del mercado.
- Identificar las áreas y aspectos a mejorar.
- Llevar a la empresa a mejores prácticas.
- Instituir objetivos realistas.
- Optimizar los procesos.
- Optimizar la comunicación entre los miembros de la empresa.
- Disminuir los costos.
- Comprender mejor los requerimientos de los clientes.
- Fomentar el intercambio de información.
- Ayudar a obtener una ventaja competitiva.
- Incrementar la calidad de la empresa, tanto interna como externamente.
- Ayudar a ser una referencia dentro del mercado.
Ahora, ¿Para qué sirve el benchmarking? De modo resumido, para:
- Hacer una evaluación comparativa: esta herramienta permite realizar una evaluación comparativa con la finalidad de detectar nuevas y mejores prácticas que te ayuden a mejorar tu desempeño.
- Optimizar la productividad de la empresa: así mismo, el benchmarking sirve para mejorar los procesos de trabajo (optimizar los procedimientos) y con ello la productividad de la compañía.
- Disminuir el riesgo empresarial: también ayuda a dar respuesta frente a los incidentes que suceden dentro de esta.
¿Qué tipos de benchmarking existen?
Ahora bien, llegados a este punto, es importante mencionar que no todos los benchmarking tienen el mismo objetivo, ni abarcan las mismas áreas de estudio. Por ello, a continuación te presentamos los tipos de benchmarking que existen:
Benchmarking interno
Aunque la definición general se enfoca en el análisis profundo de la competencia, también es de saber que puedes aplicar esta metodología a la propia empresa.
El benchmarking interno consiste en evaluar y realizar ese análisis profundo a las áreas o departamentos de una empresa. Por lo que la comparación será entre estas para determinar cuáles son los aspectos que se necesitan mejorar.
En concreto, con este tipo de benchmarking se averigua cuales son las acciones que están haciendo bien las áreas o departamentos para así adaptarlas a las demás.
Su objetivo principal es determinar los procesos que están funcionando y los puntos que tienen en común para luego adaptarlos a cada área, con el fin de mejorar y maximizar los resultados.
Benchmarking competitivo
Ahora, a pesar que el tipo de benchmarking anterior ayuda bastante con todo el funcionamiento de la empresa, de nada sirve si no evaluamos nuestro alrededor.
Y es aquí donde entra el benchmarking de competencia (el más conocido), que como ya sabemos, se encarga de estudiar otras compañías de un mismo sector para analizar sus prácticas.
Bajo esta metodología se evalúa desde los productos, servicios y procesos similares a los de tu empresa. Y las formas para recopilar la información pueden ser directa (con empleados, proveedores, clientes, etc.); indirecta (con publicaciones, información en internet, catálogos, etc.); y cooperativa (con intercambio de información entre empresas).
Benchmarking funcional
Por su parte, el benchmarking funcional, también conocido como benchmarking estratégico, toma en cuenta las estrategias, acciones o procesos de aquellas empresas que no son precisamente competidores. Su objetivo es replantear los paradigmas de una industria, analizando empresas que ni siquiera pertenecen a tu sector, pero que se sabe que están haciendo bien o excepcionalmente las cosas.
Diferencia entre benchmarking y benchmarketing
Quisimos incluir este apartado porque son muchas las personas que tienden a confundir el benchmarking con esta otra práctica. Por lo que, de forma concisa, la gran diferencia entre estos, es que el benchmarketing solo observa y aplica técnicas y estrategias de marketing de otras empresas, mientras que el benchmarking se extiende a todos los procesos y prácticas.
¿Cómo hacer un benchmarking?
Después de toda la información suministrada sobre qué es un benchmarking, para qué sirve, los tipos que existen y su importancia, es momento de entrar profundizar un poco más en el tema. Por tanto, a continuación te dejamos los pasos que puedes seguir para que diseñes y hagas un benchmarking. ¡Veamos!
1. Estudiar a tu negocio
El primer paso consiste en evaluar y estudiar tu propia empresa. De este modo podrás detectar cuáles son esos procesos o prácticas a mejorar. Esta tarea también te permite delimitar qué es lo que se debería comparar y frente a quien se va a comparar.
Ahora, aunque suene sencillo, debes tomarte esta acción muy en serio, ya que para tener éxito en todo el proceso, se requiere de un análisis detallado con las fallas de tus procesos, como serán resueltas y cuales empresas pueden servir de ejemplo.
2. Seleccionar el tipo de benchmarking
La elección de un u otro tipo de benchmarking dependerá de tu propósito y de quien pueda servirte como referencia luego de hacer el análisis.
Por tanto, puede que se genere la necesidad de comparar prácticas entre los departamentos de tu empresa, con otras empresas que forman parte de tu competencia, o simplemente con aquellas de la misma industria.
3. Elegir las empresas que se van a analizar
Ahora será el momento de que elijas cuáles empresas te convienen analizar en función a los procesos y prácticas que quieres mejorar. Lo más recomendable es que te decantes por aquellas que sean líderes en el mercado y que tengan fama de implementar acciones exitosas.
Empieza por escribir una lista de competidores o empresas de la industria. Trata de no hacer la comparación solo con tu competidor directo, ya que será más difícil recopilar todos los datos necesarios.
Por otro lado, evita elegir empresas que tengan un enfoque poco definido con relación a su cultura empresarial y estructura organizativa.
4. Definir los datos que se van a recolectar
En este paso debes determinar cuál es la información a recolectar, es decir, aquella que esté relacionada con los aspectos que se puedan comparar entre las empresas que has elegido.
Por ejemplo, si lo que quieres es mejorar tu presencia digital debes recolectar información de los aspectos relacionados. En este caso deberás investigar sobre sus redes sociales, blog, posicionamiento web, etc.
Ahora, también debes estipular el medio de recolección de la información, si será a través de cuestionarios, correo electrónico, entrevistas, de forma directa, digital, etc.
Lo siguiente, es tomar acción y recolectar la información. Durante este proceso, investiga, aclara y verifica toda la información que vayas obteniendo.
5. Analizar los datos recolectados
Ya con la información en tus manos, será el momento de analizarla exhaustivamente. Justo en este paso es donde entra en juego las comparaciones: determina las diferencias, descubre las relaciones y los factores que puedes utilizar.
Todas estas acciones te permitirán tomar como referencia las prácticas que le funcionan a tu competencia y que se pudieran adaptar a tu negocio y descartar tus fallas para no repetirlas.
6. Implementar las mejoras
Una vez que hayas interpretado y analizado la información, debes fijar los objetivos de mejora de tu empresa. Ten muy presente que estos deben ser: concretos, claros, medibles y estar alineados con la estrategia de la compañía.
Lo siguiente será implementar las acciones inmersas en dichos objetivos, es decir, es el momento de optimizar tus prácticas y procesos.
En tal sentido, crea un plan de acción que te permita llevar a cabo las mejoras de la mejor manera. En este, debes definir las acciones específicas para conseguir tus objetivos, siempre pensadas en función a la cultura de la empresa.
Recomendaciones para hacer benchmarking correctamente
Es de saber que, aunque son pocos los pasos para llevar a cabo un benchmarking hay que tener presente ciertos aspectos para culminar con éxito. Es por ello, que a continuación anexamos algunos consejos para que obtengas el resultado que esperas.
Elige bien las empresas a analizar: como bien dijimos anteriormente en el paso 3, una buena opción es elegir las empresas líderes en tu sector, ya que es muy probable que sus prácticas y procesos sean buenos. Sin embargo, seleccionar emprendimientos nuevos y pequeños podría ser igual de beneficioso, ya que de seguro estarán aplicando prácticas innovadoras y actualizadas. ¡No descartes por descartar!
Establece un periodo para realizar el análisis de la información: en este sentido, el tiempo ideal para analizar los datos es de unos dos o tres meses, pero para lograr este cometido no hay que excederse con la búsqueda de información, ya puede entorpecer el análisis y todo el proceso del benchmarking.
Selecciona muy bien la información a analizar: recuerda que el benchmarking debe enfocarse en el análisis de aquellos datos relacionados con el área o proceso en el que estés presentando fallas y quieras mejorar. No siempre es necesario evaluar todo.
Se ordenado y organizado: realiza las actividades en función al plan de acción desarrollado. Lo más recomendable es que vayas analizando una empresa por vez y sacando conclusiones desde el primer instante.
Respalda tus conclusiones: acompaña todo análisis con la documentación pertinente, para que puedas tener un panorama sobre dónde están las oportunidades para mejorar.
Realiza un informe final fácil de entender: asegúrate que el reporte y las acciones a llevar a cabo puedan ser entendidas por las personas responsables. Aunque lo más idóneo, es que todo el personal y hasta agentes externos puedan entenderlo.
Utiliza herramientas de análisis: contempla herramientas que te ayuden a obtener datos exactos y a organizar la información. En el mercado podemos encontrar una plantilla benchmarking que facilita enormemente el trabajo.
Herramientas para realizar un benchmarking digital
Y hablando de herramientas, para realizar un benchmarking digital lo mejor es apoyarse en aplicaciones o plataformas que permitan comparar datos relevantes a este entorno. Hoy te presentamos algunas de las más eficientes:
Google Trends
Google Trends es una herramienta de Google que muestra cuales son aquellas búsquedas en tendencia, así como cuál es la popularidad de las palabras claves analizadas. Es muy fácil de usar e intuitiva, y lo mejor es que es gratuita.
SEMrush
SEMrush es otra herramienta que permite analizar la mayoría de los datos de un sitio web. Se puede encontrar información sobre palabras clave, competidores, ubicación geográfica, entre muchos otros datos. Tiene su versión gratuita y otra versión Premium con prestaciones muy poderosas.
Similarweb
Con Similarweb podrás analizar tu competencia, obtener nuevas oportunidades de palabras clave, encontrar audiencias, detectar tendencias, descubrir nuevas oportunidades, entre otros. Es una herramienta gratuita.
Ejemplos reales de benchmarking
Xerox
Xerox es una de las empresas pioneras en benchmarking, y todo se debió a la preocupación que tuvieron los ejecutivos de la empresa por el crecimiento de sus competidores extranjeros.
Luego de realizar un análisis profundo (benchmarking) identificaron cuales eran los cambios que debían hacer para no quedarse atrás. El primer paso fue evaluar sus competidores, lo que resultó en una gran sorpresa, ya que descubrieron que uno de sus rivales estaba vendiendo equipos por el precio de coste de Xerox.
Así mismo, el análisis permitió descubrir que, a diferencia de sus rivales japoneses, Xerox tenía mucho más proveedores, estaba rechazando más máquinas en la línea de producción y tomando mucho más tiempo de lo necesario para colocar los equipos en venta.
Estos datos y muchos otros obtenidos fueron muy útiles para la empresa. Xerox se centró en mejorar las prácticas de todos sus departamentos. A pesar de los años, el benchmarking ha sido una de las herramientas más útiles para conseguir su crecimiento.
Starbucks
En este caso, la famosa cadena de cafetería decidió realizar un tipo de benchmarking funcional, con una empresa que no está relacionada con su sector; ya que la misma presentaba un proceso de producción eficiente y querían tomarlo como referencia para mejorar los tiempos de realización de los pedidos.
Con la realización del análisis, Starbucks pudo determinar que gran parte del tiempo se lo llevaba la preparación de los cafés, debido a la organización y estructura del área de trabajo.
Por tanto, prosiguió a realizar un plan en que diseñó e implementó un nuevo espacio de trabajo, con el que el ahorro de tiempo se hizo notar significativamente.
Mcdonald’s
Por su parte, McDonald ‘s lo que quería era obtener datos sobre los perfiles de sus clientes habituales. Para ello, acudió a realizar comparaciones visuales entre tiendas con un perfil similar, utilizando un mapeo de colores.
Con el benchmarking pudo recolectar millones de datos de transacciones de ventas para conocer el rendimiento de sus sucursales, tomando en consideración la forma en que los clientes eligen sus alimentos.
Conclusión
Fácil de entender qué es benchmarking, para qué sirve y cómo hacerlo ¿Cierto? Simplemente es un análisis que se vuelve necesario para todas las empresas que quieran mejorar su rendimiento y productividad, ya que en base a la metodología de recopilar información de la competencia o cualquier otra empresa, se pueden tomar mejores decisiones empresariales.
Esperamos que toda la información aquí plasmada te haya servido de ayuda. Solo faltas que incorpores esta herramienta en tu empresa para que la eleves muy por encima de tu competencia.
Fuente : Cyberclick • Marketing Digital, Inbound Cycle, Leda MC
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